Personvernerklæring VVP
Denne personvernerklæringen gjelder for VA og VVS Produsentene VVP (org.nr. 983522912).
VVP er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrevet i denne erklæringen.
Med «personopplysninger» menes opplysninger som kan knyttes til og identifisere deg som en fysisk person, for eksempel navn, e-postadresse, telefonnummer eller IP-adresse. Med «behandling» menes enhver bruk av personopplysninger, både automatisert og manuell, slik som innsamling, registrering, strukturering, lagring, bruk, deling og sletting.
I denne personvernerklæringen finner du informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi gjør det og hvilke rettigheter du har.
1. Hva slags informasjon samler vi inn – og hvorfor?
VVP samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Som medlemsorganisasjon behandler vi primært personopplysninger i forbindelse med:
administrasjon og oppfølging av medlemskap
arrangementer, kurs, møter og seminarer
kommunikasjon, nyhetsbrev og faglig informasjon
dialog med samarbeidspartnere, leverandører og offentlige aktører
rekruttering (dersom relevant)
drift og sikkerhet knyttet til vår nettside og IT-systemer
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår nettside. Mer informasjon om dette finnes på nettsiden Cookie policy – VA og VVS Produsentene VVP.
2. Hvem behandler vi personopplysninger om?
Vi kan behandle personopplysninger om:
kontaktpersoner og ansatte hos våre medlemsbedrifter
deltakere på arrangementer, kurs og møter
personer som kontakter oss via e-post/skjema/telefon
samarbeidspartnere og leverandører
jobbsøkere (ved rekruttering)
3. Hvilke typer personopplysninger behandler vi?
Eksempler på personopplysninger VVP kan behandle:
navn
e-postadresse
telefonnummer
stilling og arbeidsgiver/bedrift
postadresse / bedriftsadresse
korrespondanse (e-post, henvendelser og dialog)
påmeldingsopplysninger til arrangement (inkl. matpreferanser/allergier hvis oppgitt)
bilder og video fra arrangementer (ved behov/etter samtykke)
reiseopplysninger knyttet til arrangementer (dersom vi organiserer dette)
tekniske data ved bruk av nettsiden (IP-adresse, nettleserinfo, cookies)
4. Formål med behandlingen av personopplysninger
VVP behandler personopplysninger til følgende formål:
Medlemsadministrasjon: følge opp medlemskap, fakturering, medlemsservice, kontakt med medlemsbedrifter
Kommunikasjon: utsendelse av nyhetsbrev, invitasjoner, faglig og organisatorisk informasjon
Arrangement: påmelding, deltakeradministrasjon, gjennomføring og evaluering av møter/seminarer/kurs
Dialog og samarbeid: oppfølging av samarbeidspartnere, leverandører og offentlige aktører
Markedsføring/omtale: informasjon om VVPs virksomhet og aktiviteter (for eksempel via nyhetsbrev og nettside)
Rekruttering: håndtere søknader dersom vi lyser ut stillinger
5. Rettslig grunnlag for behandlingen
VVP behandler personopplysninger basert på følgende behandlingsgrunnlag i GDPR:
a) Samtykke
Vi behandler personopplysninger basert på samtykke når dette kreves, for eksempel:
utsendelse av elektronisk markedsføring/nyhetsbrev der samtykke er nødvendig
publisering av bilder/video der samtykke er innhentet
Du kan når som helst trekke tilbake samtykket. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som har skjedd før samtykket ble trukket.
b) Avtale
Vi behandler personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle en avtale, for eksempel:
medlemskap og medlemsavtale
deltakelse på arrangementer/kurs der det foreligger avtale/påmelding
c) Berettiget interesse
VVP kan behandle personopplysninger når vi har en berettiget interesse som veier tyngre enn personvernulempene for den enkelte. Dette gjelder særlig:
drift og administrasjon av medlemsdialog
besvare henvendelser
informasjon til medlemsbedrifter
statistikk og forbedring av tjenester
d) Rettslig forpliktelse
Vi behandler personopplysninger der vi er rettslig forpliktet til det, eksempelvis:
regnskaps- og bokføringsforpliktelser
6. Bruk av sosiale medier
VVP kan være til stede på sosiale medier som Facebook, LinkedIn og/eller Instagram. VVP administrerer eventuelle sider, herunder håndterer kommentarer og meldinger.
Når du besøker VVP sine sider i sosiale medier, skjer også behandling av personopplysninger hos den aktuelle plattformleverandøren. Vi oppfordrer deg til å lese deres personvernvilkår.
7. Utlevering og deling av personopplysninger
VVP deler ikke personopplysninger med andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for deling.
Vi kan dele personopplysninger med våre leverandører (databehandlere) som leverer IT- og driftstjenester (for eksempel e-postsystem, CRM, nyhetsbrev, arrangementspåmelding og nettsidedrift). Disse leverandørene behandler opplysninger på vegne av VVP og er kontraktsmessig forpliktet til å ivareta sikkerhet og konfidensialitet.
Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EU/EØS, vil dette skje i tråd med GDPR kapittel 5, for eksempel basert på EU Standard Contractual Clauses (SCC).
8. Lagring og sletting
VVP lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formålet opplysningene ble samlet inn for, og i tråd med gjeldende regelverk.
Eksempler:
opplysninger knyttet til medlemskap lagres så lenge medlemskapet varer, og deretter i en periode som er nødvendig for administrasjon og dokumentasjon
arrangementopplysninger slettes eller anonymiseres etter at formålet er oppfylt
bokføringsrelevante opplysninger lagres så lenge loven krever (typisk 5 år)
Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes de på en sikker måte.
9. Dine rettigheter
Du har rett til å:
be om innsyn i personopplysningene vi har om deg
be om retting av uriktige opplysninger
be om sletting (der vilkårene er oppfylt)
be om begrensning av behandling
protestere mot behandling basert på berettiget interesse
be om dataportabilitet der det er relevant
Mer informasjon finnes på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no
For å benytte dine rettigheter kan du kontakte oss skriftlig (se kontaktinformasjon nedenfor). Vi svarer så snart som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi kan be deg bekrefte identiteten din før vi utleverer eller endrer opplysninger, for å sikre at opplysninger ikke gis til uvedkommende.
10. Klage
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i tråd med denne erklæringen eller gjeldende regelverk, ber vi deg kontakte oss først.
Du har også rett til å klage til Datatilsynet: www.datatilsynet.no
11. Endringer
Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom våre tjenester endres eller regelverket endres. Oppdatert versjon vil alltid være tilgjengelig på vår nettside.
12. Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger eller ønsker å benytte dine rettigheter, kan du kontakte oss:
VA og VVS Produsentene VVP
E-post: vvp@vavvs.no
Nettside: vavvs.no
Adresse: Rådmann Halmrasts vei 5, 1337 Sandvika
